Jak sprawdzić zagraniczną firmę przed podpisaniem umowy B2B?

Kontrakt z zagraniczną firmą zaczyna się nie od podpisu, tylko od sprawdzenia, czy druga strona w ogóle istnieje. Piętnaście minut w publicznych rejestrach i na LinkedIn wystarczy, żeby odsiać firmy widmo oraz świeżo zarejestrowane spółki, które obiecują wielkie zlecenia. Bez tego łatwo skończyć z nieopłaconą fakturą i roszczeniem, którego trudno dochodzić zza granicy.

To trzeci i ostatni artykuł o umowie B2B z zagraniczną firmą. Po treści samej umowy i rozliczeniach JDG z zagranicznym klientem został jeszcze jeden krok, który tak naprawdę powinien być pierwszy — sprawdzenie, z kim podpisujesz umowę. Zapowiadałem ten temat w poprzednim wpisie, dziś go opisuję.

Szerszy cykl o współpracy z zagranicznymi firmami bez polskiego oddziału zaczął się od przeglądu pięciu form współpracy i szczegółowej analizy EOR w Polsce. W kolejnych artykułach opiszę umowę zlecenia, umowę o dzieło oraz własną spółkę zagraniczną. W tym tekście skupiam się na weryfikacji — pokazuję, jak sprawdzić zagraniczną firmę po tax ID, w rejestrach handlowych, po rachunku bankowym oraz po sygnałach solidnej i podejrzanej firmy.

Spis treści8 sekcji

1. 01Dlaczego weryfikacja ma znaczenie?
2. 02Jak sprawdzić firmę po NIP / tax ID?
3. 03Jak sprawdzić, czy firma istnieje?
4. 04Jak sprawdzić firmę po nazwie?
5. 05Jak zweryfikować rachunek bankowy?
6. 06Jakie sygnały pokazują solidną firmę?
7. 07Jakie sygnały ostrzegawcze powinny cię zatrzymać?
8. 08Podsumowanie

Dlaczego weryfikacja ma znaczenie?

Weryfikacja ma też wymiar prawny. Polskie orzecznictwo w sprawach o zwroty VAT i zarzuty udziału w karuzeli podatkowej wielokrotnie odwoływało się do pojęcia należytej staranności. Jeśli udokumentujesz weryfikację kontrahenta przed podpisaniem umowy, masz argument, że Twoje postępowanie odpowiada standardom branży. Bez tego nawet uczciwie zawartą umowę urząd może zakwestionować.

To nie paranoja, tylko minimum profesjonalizmu.

Jak sprawdzić zagraniczną firmę po NIP (tax ID)?

Firma z Unii Europejskiej

Najważniejsze narzędzie: VIES — system Komisji Europejskiej do weryfikacji numerów VAT-UE. Wybierasz kraj kontrahenta, wpisujesz numer i klikasz. Odpowiedź jest natychmiastowa: numer aktywny albo nie.

Co Ci to daje:

• Potwierdzenie, że firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT w swoim kraju i może legalnie uczestniczyć w transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
• Prawo do stosowania 0% stawki VAT przy świadczeniu usług kontrahentowi z UE (jako polski podatnik).
• Archiwum dla siebie — zapisz screenshot z datą jako dowód należytej staranności.

Jeśli VIES pokazuje "numer nieważny" dla firmy, która przedstawia się jako czynny podatnik VAT — zatrzymaj się. Albo jest to błąd po ich stronie (do wyjaśnienia), albo sygnał ostrzegawczy.

Firma z USA

W USA nie istnieje publiczna wyszukiwarka federalnego tax ID (EIN). Firma musi podać EIN sama — zwykle na W-9 (dla amerykańskich klientów płacących amerykańskim dostawcom) lub w treści umowy.

Dla spółek giełdowych sprawdź EIN oraz dane finansowe w EDGAR — bazie SEC. Wpisujesz nazwę, dostajesz publicznie dostępne raporty kwartalne i roczne.

Dla prywatnych spółek sprawdź rejestr stanu rejestracji:

• Delaware Division of Corporations — ulubiony stan rejestracji firm technologicznych.
• New York Department of State
• California Secretary of State

Wpisujesz nazwę firmy, widzisz datę rejestracji, status (active/dissolved), adres rejestrowy i numer rejestrowy stanu.

Firma z UK (po Brexicie)

UK od 2021 roku nie jest w VIES. Sprawdzasz w dwóch miejscach:

• Companies House — rejestr spółek UK. Wpisujesz nazwę lub Company Number, dostajesz status, datę rejestracji, adres, listę dyrektorów, roczne sprawozdania finansowe.
• HMRC VAT Checker — weryfikacja numeru VAT UK.

Pozostałe ważne kraje

• Niemcy — Handelsregister (numer HRB/HRA) + weryfikacja USt-IdNr w VIES.
• Holandia — KVK (Izba Handlowa).
• Szwajcaria — Zefix + numer UID (CHE-xxx.xxx.xxx).
• Irlandia — CRO.
• Norwegia — Brønnøysundregistrene.

W Polsce dobre zestawienie tych linków znajdziesz na biznes.gov.pl — weryfikacja kontrahenta zagranicznego — strona podaje listę najważniejszych rejestrów UE.

Jak sprawdzić, czy firma w ogóle istnieje?

Kroki:

1. Znajdź odpowiedni rejestr (patrz sekcja wyżej).
2. Wyszukaj firmę po nazwie albo numerze rejestrowym. Rejestry akceptują obie formy.
3. Sprawdź status: "active", "registered", "in good standing" = OK. "Dissolved", "struck off", "suspended" = firma nie istnieje albo jest w likwidacji.
4. Sprawdź datę rejestracji: świeża spółka sprzed trzech miesięcy z ofertą wielkiego kontraktu B2B to sygnał ostrzegawczy.
5. Sprawdź adres: czy zgadza się z tym, co widzisz na stronie i w umowie?

Jeśli rejestr pokazuje inne dane niż firma w rozmowach, wyjaśnij rozbieżność przed podpisem.

Jak sprawdzić firmę po nazwie w rejestrach handlowych?

Dla firm z UE — portal e-Justice

Wejdź na e-Justice Business Registers Search i wpisz nazwę. Portal przekieruje Cię do właściwego rejestru kraju. Jeśli znasz kraj, szybciej wejdziesz prosto do rejestru.

Dla firm z USA

Nie ma centralnego rejestru — spróbuj:

• OpenCorporates — największa otwarta baza firm na świecie, zbiera dane z ~140 jurysdykcji.
• Google + "LinkedIn company page" — Google Maps i LinkedIn szybko pokażą, czy firma naprawdę działa.
• Jeśli znajdziesz stan — sprawdź w Secretary of State tego stanu.

Techniki pomocnicze

• LinkedIn Company Page: porównaj zadeklarowaną liczbę pracowników z realnymi profilami widocznymi w "People". Firma podająca "50-200" przy sześciu profilach budzi pytania.
• Google News: organiczne wzmianki — finansowania, wywiady — i negatywne sygnały, jak procesy czy skargi, znajdziesz w minutę.
• Google Maps + Street View: sam wirtualny adres nie jest niepokojący, bo wiele startupów w Delaware celowo go używa. Niepokoi dopiero rozbieżność: firma mówi o biurach w kilku krajach, a Street View pokazuje jeden pokój w coworkingu.

Jak zweryfikować rachunek bankowy zagranicznego kontrahenta?

Trzy kroki:

1. Walidacja IBAN — struktura IBAN (kraj i cyfry kontrolne) to publicznie znany algorytm. Użyj IBAN Validator albo wbudowanej walidacji w Revolut, Wise lub Twoim banku. Nieprawidłowy IBAN oznacza, że rachunek nie istnieje.
2. Sprawdzenie BIC/SWIFT — Swift BIC Directory pokazuje, do którego banku przypisany jest BIC. Sprawdź, czy nazwa banku i kraj zgadzają się z deklarowaną siedzibą firmy.
3. Niezgodność kraju — rachunek niemieckiej firmy w banku na Cyprze wymaga wyjaśnienia. Czasem jest to zupełnie normalne (holdingi, spółki celowe za granicą), czasem sygnał karuzeli podatkowej.

Krytyczny moment — zmiana rachunku w trakcie współpracy

Jeśli klient prosi w trakcie współpracy o zmianę rachunku bankowego — zadzwoń na wcześniej znany numer i potwierdź głosowo. Nigdy nie potwierdzaj zmiany, odpisując na tego samego maila. To najczęstszy mechanizm BEC (Business Email Compromise): ktoś przejmuje skrzynkę klienta i podstawia własne dane do płatności.

Niezależnie od wybranej metody przelewu — SWIFT, SEPA czy Wise — weryfikacja rachunku to ostatni moment, w którym łatwo wyłapiesz oszustwo, zanim wyślesz pieniądze.

Jakie sygnały pokazują, że firma jest solidna?

W rejestrze i dokumentach:

• Firma istnieje w rejestrze od minimum 2–3 lat, status "active" / "in good standing".
• Roczne sprawozdania finansowe są publicznie dostępne (Companies House, niemiecki Bundesanzeiger, większość rejestrów UE) i pokazują stabilną kondycję.
• VAT-UE (dla UE) aktywny w VIES bez przerw przez 12+ miesięcy.

Online:

• Strona internetowa z widocznym zespołem — zdjęcia, profile LinkedIn oraz historia zatrudnienia.
• Google News pokazuje organiczne wzmianki z wielu źródeł (artykuły, wywiady, finansowania) — nie tylko własny blog firmy.
• LinkedIn company page z liczbą pracowników proporcjonalną do sekcji "People" — rozbieżność dwu-, trzykrotna w zdalnych zespołach jest normalna, ale dwudziestokrotna to sygnał ostrzegawczy.

W komunikacji:

• Przejrzysty proces rekrutacyjny — kilka rund rozmów, test techniczny oraz HR prowadzący dalsze kroki (nie CEO przez WhatsApp).
• Umowa szczegółowa i negocjowalna — gotowość do zmian po Twoich uwagach (patrz treść umowy B2B) pokazuje, że klient traktuje Cię poważnie.
• Terminowe odpowiedzi (48–72h max) od stałego zespołu, nie z anonimowej skrzynki.

Jakie sygnały ostrzegawcze powinny cię zatrzymać?

Firma:

• Brak firmy w jakimkolwiek rejestrze handlowym.
• Świeża rejestracja (kilka miesięcy) i obietnice wielkich kontraktów powyżej 100 tys. EUR.
• Brak zespołu na LinkedIn albo profile założone w tym samym tygodniu co firma.
• Adres siedziby to coworking albo wirtualne biuro z setkami innych firm, choć firma podaje się za średniej wielkości przedsiębiorstwo.

Współpraca:

• Presja czasowa ("podpisz dzisiaj, inaczej odwołujemy ofertę"). Legalna firma daje 48–72h na spokojny przegląd umowy.
• Odmowa udostępnienia dokumentów rejestrowych, kiedy o nie poprosisz. Każda legalna firma wyciąga odpis z rejestru w ciągu godziny.
• Żądanie zaliczki od Ciebie za "sprzęt", "licencje" albo "pakiet szkoleniowy" — legalna firma płaci kontraktorowi, nie odwrotnie.
• Klauzule sugerujące pozorne samozatrudnienie (sztywne godziny pracy, raportowanie jak pracownik) — szerzej w treści umowy B2B.

Podsumowanie

Ten wpis zamyka mini-serię o umowie B2B z zagraniczną firmą — po treści samej umowy i rozliczeniach JDG dołożyłem to, co powinno być pierwsze: sprawdzenie drugiej strony.

Szerszy cykl o współpracy z zagranicznymi firmami bez polskiego oddziału ma już pięć artykułów:

1. Formy współpracy — przegląd pięciu opcji, od etatu po własną spółkę.
2. EOR w Polsce — etat z polskimi składkami przy zagranicznym pracodawcy.
3. Umowa B2B z zagraniczną firmą — wybór prawa, pozorne samozatrudnienie, prawa autorskie oraz wypowiedzenie.
4. Rozliczenia JDG z zagranicznym klientem — VAT-UE, faktury, podatek u źródła oraz KSeF 2026.
5. Weryfikacja firmy (ten wpis) — VIES, rejestry handlowe, tax ID, rachunek bankowy, sygnały solidnej firmy oraz sygnały ostrzegawcze.

W kolejnych artykułach opiszę jeszcze umowę zlecenia, umowę o dzieło oraz własną spółkę zagraniczną. Na dziś B2B jest zamknięte.

Jeśli po przeczytaniu zastanawiasz się, jak w ogóle dotrzeć do ofert od zagranicznych firm bez polskiego oddziału — właśnie tym się zajmuję. HiddenJobs dopasowuje polskich specjalistów IT do zagranicznych firm oferujących 100% zdalną pracę, wcześniej zweryfikowanych pod kątem współpracy z Polski.

Powodzenia przy pierwszym (albo kolejnym) zagranicznym kontrakcie. Wróć, kiedy dojdzie do negocjacji — albo kiedy coś Cię zatrzyma i przyda się druga para oczu.